规章制度

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物资、设备采购审计实施细则
来源:暂无 作者:暂无 发布时间:04/10/2011 浏览次数:

第一条:为了加强对我院物资、设备采购工作的监督管理,发挥审计服务教学与科研的作用,根据中华人民共和国《审计法》、教育部《教育系统内部审计工作规定》和《无锡工艺职业技术学院物资采购管理暂行办法》、《无锡工艺职业技术学院招投标实施细则》等法规和规定,结合学院具体情况,制定物资、设备采购审计细则。

第二条:本细则所称物资采购审计是指学院内部审计机构及人员依据有关法律、法规、政策及相关标准,按照一定的程序和方法,对学院物资采购各部门和环节的采购活动及内部控制设置等进行的独立监督和评价工作。

第三条:本细则所称“物资、设备”是指学院在从事教学科研、基本建设、专项工程、后勤保障服务以及其他经济活动中所使用的主要材料、辅助材料、能源、工具、机械、配件、仪器、设备等。

第四条:审计范围:

1、列入学院年度购置计划的物资、设备采购事项。

2、上级主管部门专项拨款购置物资、设备的采购事项。

3、学院专项拨款购置的物资、设备采购事项

4、在建工程项目的物资、设备采购事项。

5、学院所属的系、部、单位及经济实体符合审计条件的物资、设备采购事项。

第五条:物资采购审计的主要内容包括:物资采购内部控制的设置、采购计划的编制、采购合同签订、采购招投标的实施、供货商选择、采购数量、采购价格、采购质量、物资验收与保管、发票、货单、帐薄、凭证各环节的申报审批资料及相关的采购政策依据、结算付款以及物资采购期后事项(后续审计)等。

一、物资采购计划的审计

1、购置项目是否列入计划,采购计划是否按照规定程序审批。审批手续是否完备、资料齐全。

2、大宗物资采购、大型设备购置的可行性论证和风险安全评估是否按照有关规定的程序实施,并编辑资料立卷存档。

3、采购计划是否按照申购单位申报的内容制订,是否符合经费预算的指标规模。

4、采购计划所列物资价格、数量、质量、采购方式和供货商的选择,是否依据批准了的物资采购申请单进行编制确定。

二、供货商选择与考核管理的审计

(一)对选择业务稳定、长期或固定供货的商户的审计

1、是否进行资信风险评估并建立档案,进行业务考核记录。

2、是否存有完整真实的供货商资料。

3、是否集体讨论决定优选供货商,对其相关信息资料进行规范管理。

4、是否定期核对业务往来、交换结算单据和资料、确认核实业务余额。

5、比照合同约定超付或欠付款项的原因记录是否具体清楚,是否与供货商签署书面处理意见。

6、比照合同约定超供或欠供物资的原因记录是否具体清楚,是否与供货商签署书面处理意见。

(二)采用招标方式确定供货商的审计

1、招标过程和招标标准是否符合“公开、公正、公平竞争和择优定标” 的原则。

2、在招标、开标、评标和定标过程中是否采取了防止违反规定、私自与供货商串通、泄露招标信息的措施。

3、有关招标文书的内容是否完整、严密,招标信息发布是否公开、广泛,有关条款规定是否得到切实遵守。

4、是否考核验证了参与投标单位的资质证件、经营内容、资信能力、技术实力、财务状况、市场范围等资格条件。

5、招标方式的选择是否合理。

(1)采用公开招标方式的,对外发布的招标信息是否全面、准确,发布范围是否具有广泛性。

(2)采用邀请招标的,是否邀请至少三个以上投标人参加。

(3)采用议标采购方式的,所采购的物资是否确实没有供方投标、没有合格投标者、因技术复杂或性质特殊不能详细确定规格或具体要求、采用招标所需时间不能满足紧急需要、不能预先计算出价格等,参加议标的单位是否在两家以上。

6、招标组织和评审、标底制作、竞标投标人员及其他人员是否依据有关规定遵守了回避制度。

 三、采购价格的审计

1、《物资采购申请单》或《询价比价清单》填列是否完整。填制的《物资采购申请单》或《询价比价清单》是否经采购部门负责人签章确认。

2、《物资采购申请单》、《询价比价清单》是否包括:物资品名、规格、型号、数量、单价、金额、使用部门、技术参数、使用要求、生产厂家、供货单位等内容,是否经过货比三家筛选。

3、是否根据不同的物资采购方式(例如:电子商务采购、招标采购、委托加工、互惠购买、融资租赁等)确定价格。

4、结算价格与中标价格差异原因是否具体,审签记录清楚。

5、采购申报价有无高估虚报问题。

6、采购报价的构成是否齐全,例如买价以外的包装、运输、装卸、仓储、保险等相关费用。

7、是否进行了综合比价,审查采购部门有无随意压价而忽视物资质量的现象。

8、对于重复购置的物资,申报价是否超过最高限价,最高限价有无根据市场价格变动及时进行相应调整。

9、采购部门是否进行比质比价。

10、是否在测算评估、对比分析的基础上确定价格标准,采购部门报价和相关费用是否合理、公允。

11、采购部门价格信息资料的收集是否准确、及时,来源渠道是否正规,是否根据环境的变化适时地更换价格信息。

12、采购部门价格标准确定方法是否适当、计算结果是否正确。

13、是否制定了防范价格形式化、价格内容单一化、串通作弊等风险的措施。

14、物资采购价格的执行。审查发票、货运单、验收单等原始资料上载明的价格是否与物资采购申请单、采购计划、采购合同一致,价格变动是否经过审批核准。

15、对违反规定或报价不合理的,审计部门应当提出重新询价的建议或者核定一个最高控制价格,报院长或分管院领导批准。采购部门应参照核定的价格标准范围内进行采购。

 四、采购合同的审计

采购合同的审计是指对采购合同的合法性、完整性和有效性等进行审计。

 1、审查采购合同签订的合规合法性。主要包括:供货商是否具有签约资格。合同的签定程序是否合规。内容、要件是否齐全。是否存在合同风险。签定的合同是否经市场调查、业务洽谈、合同起草、合同评审、合同执行等过程。

2、合同起草是否使用了正规的合同版本;草签的合同是否经过法律、财会、专业技术等相关部门的评审;是否根据授权要求履行分级授权程序签署合同;是否办理了必要的公证手续。

3、采购合同是否包含如下基本内容:合同标的、货物名称、厂牌型号、规格标准、数量和质量、运输方式、交货地点和方式、价格和结算方式、履约期限、违约责任等相关规定是否明确具体。

4、合同内容是否得到全面、严格地履行,违约原因、处理结果的记录是否具体清楚。

5、合同管理制度是否完善,归档和保管是否完整,合同的支持性文件是否齐全,包括采购合同正本、副本、合同补充协议、技术协议、采购订单、合同评审表及其它附件。

五、物资采购过程的审计

1、相关物资采购的管理规定及内部控制制度是否建立健全、可行有效。

2、采购过程是否按照管理规定和内部控制制度进行操作。

3、是否执行采购计划。例如:是否经过批准了的申购物资、是否符合申购要求内容、是否依照与中标单位签署合同规定的内容进行物资采购。

4、物资交验清单与申购单、计划采购审批单、购货合同的内容记载是否符合;差异、变更部分的说明资料和审签手续是否完备。

5、采购计划编制、标的制作、供应商户选择、合同与资料管理、采购价格确定、物资质检与验收、货款支付结算等职责环节是否设置了相互制约的程序。

六、质量控制、物资验收的审计

1、物资验收内容是否具体详实;是否按顺序分类编号签署验收报告。

2、验收的物资是否符合货运单、发票和经过批准的采购合同、副 本、补充协议、采购物资采购申请单、采购计划等资料的记载。

3、质检、验收、入库、计量、价格和货款支付、复核等业务执行是否符合规定程序。

4、是否设置独立的质量检验部门或质检人员进行物资验收,检验的瑕疵、差异是否与供货商或生产厂家确认、处理,结果是否记录存档。

5、是否建立防止采购、质检、验收、保管等环节可能出现舞弊的制度措施。

6、超过采购合同的进货数量和提前到货的采购是否经过适当的批准程序。

7、数量短缺或质量不符合要求的物资是否查明原因,根据不同情况及时组织索赔处理。

8、对逾期未交货者,有无按合同规定执行罚款或没收违约金。

9、验收大型或数额较大的物资,有无取得检验合格的证明,是否履行了合同中供货商应承诺的质保条件。有无存在因验收不严,造成以次充好、以劣充优、不合格物资入库等问题。

10、计量器具或计量标准是否经过国家法定检验机构的检验或许可,并有书面证明;计量的操作是否正确合规;抽查计量记录并核对实物数量,验证计量的准确性。

11、是否与供货方制订了合理损耗标准,实际损耗是否控制在标准范围之内,损耗的处理是否合理。

七、仓储保管的审计

1、物资保管帐薄、凭证、货卡、档案是否建立健全,定期盘点与相关账簿资料核对。是否帐表、帐帐、帐证、帐物相符。

2、各种票据载明的采购名称、品种、规格型号、厂家产地、数量、单价、金额等是否真实;数量、单价、金额等计算是否正确;各种票据记载相关内容是否一致。

3、票据的填写是否合规,手续是否齐全,来源渠道是否正规;保管、领用和注销措施是否完善,传递程序是否合规等。

4、物资是否按分区及编号有序排放,物资包装、标示是否规范。

5、盘库帐单报表、盘盈盘亏原因、处理程序及结果的记录是否具体清楚。

6、易燃、易爆等危险物资是否隔离存放,防火、防盗、防潮等安全措施是否到位。

八、采购负债确认及付款执行的审计

1、负债的确认是否正确。采购部门是否在物资采购申请单、验收单、供货商发票等核对无误的基础上出具付款申请单,并及时通知财会部门。

2、财会部门是否在进一步审核的基础上,编制记账凭证,登记付款凭单登记簿或应付账款明细账,确认负债。是否按照采购部门的付款通知单(或申请单)付款。

3、应付账款登记和管理是否由独立于申购、采购、验收、付款以外的人员执行。

4、是否根据不同供货商设置账户,进行明细分类核算。

5、应付账款的登记是否根据审核无误的原始凭证和记账凭证及时登记账簿记录,有无遗漏或虚记负债的情况。

6、与供货商定期核对应付账款明细余额;核对应付账款明细与总账的余额。审查应付帐款明细与采购部门台账明细的核对余额;相关差异与变更的处理程序和结果,记录资料是否具体清晰。

7、对享有折扣的交易,是否以扣除折扣后的货款净额登记应付账款。

8、付款是否符合资金结算制度的要求。

9、付款是否在会计人员审核的基础上,经过授权人审批。

10、是否按确定的付款方式付给指定的收款人。

11、核实付款金额和收款人是否正确;有无使用空白支票、“白条”付款;已付货款是否在发票上加盖“付讫”戳记等。

12、审查应付账款余额的合理性,财会部门是否定期编制应付账款账龄分析表、物资已收发票未到情况汇总表,及时向采购部门传递。

九、预付账款的审计

1、预付账款是否经过申请、审批。

2、收到采购物资后,是否根据供应商发票及时冲减预付账款,审查与供货商的定期对账余额。

3、预付款项是否与合同规定的额度与期限符合。

4、是否制作超付或欠付的情况记录。

5、预交定金、质保押金等其他约定延期结算款项的处理是否符合规定。

第六条:审计程序

1、制定审计计划,确定审计对象,制做审计方案。

2、报批审计立项。审计项目必须书面报告院长或分管院领导批准后,审计部门方可立项审计。

3、送达通知书。批准立项审计的,审计处须提前三日书面通知被审计单位。被审计单位接通知后应做好相关资料的准备工作。

4、审计处组成审计组或指派审计人员,按分类或专项进行审计。

5、审计终结必须出具审计报告或审计建议。审计报告、审计建议必须真实评价、客观公正,均应书面征求被审计单位的反馈意见。

6、作出审计决定。对审计中发现的违规违纪行为提出处理、处罚意见,报院领导和有关部门审议批准。

7、落实执行情况。收取被审计单位签署对审计决定执行情况的回执;收取被审计单位对审计报告、审计建议指出问题改进措施的落实情况。

第七条:审计的方法和时间

1、项目管理式审计。将学院年度物资采购计划的项目纳入年度审计计划,每学期的首季度对前一学期的物资、设备采购进行集中汇总审计。对上级主管部门和学院专项拨款的物资设备采购按要求随时进行审计。经济实体等物资设备采购,按学院要求随时审计。

2、过程参与式审计。主要是指单项的、数额小、物品单一的物资采购可以由专职内部审计人员参与监督物资采购的全过程或者部分过程,实现物资采购审计的日常化。

3、根据审计阶段、审计内容的不同,主要采用:分析、复算、复核、检查、盘点、鉴证、观察、详查、抽样、函证、询问、源头审计、价格比较、重点审计和简单审计、终点审计等法定技术方法实施审计。

第八条:物资申购、采购、财务等部门应予配合提供以下信息和资料。包括:物资采购申请单、采购计划、采购合同及附件、物资采购申请单、比价询价单、采购发票、包装费、货运单、质量检验报告、验收单、入库单、退货单、付款凭单、转账凭证、预付帐款和应付账款明细账、材料采购明细账和对账单以及物资采购预算、采购政策规定、和领导审签的采购批示等信息资料。

第九条:审计人员的责任与义务

1、内部审计人员有责任警示被审计单位关注物资设备采购的现有和潜在风险。

2、审计人员应依法 审计,遵守规则,按程序规范操作,并应自觉接受被审计单位和相关人员的监督。

3、审计人员应合法收集证据材料,认真制作审计业务文书,立卷归档。

4、审计人员不得泄露商业机密,不得干预、妨碍业务部门的正常操作。

5、审计人员在招、投标过程中不得参与表决,在采购过程中不得参与确认定价,在验收过程中不得参与结算签收。

第十条:审计人员如有违反规定、不尽职责、徇私舞弊;被审计单位及有关人员如有干扰、阻挠正常审计,侮辱刁难、打击报复审计人员的按照有关规定给予纪律处分。触犯刑律的由司法部门追究刑事责任。

第十一条:被审计单位应当配合审计,如实提供相关证据资料和信息文件。不得拒绝、妨碍审计工作的正常进行。

第十二条:本细则由监察审计处负责解释,自发布之日起执行。